CONSIDERANDO a atuação constante dos órgãos de fiscalização nos municípios, por meio do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão, a exemplo da implementação de sistema de autoavaliação e controle da ATRICON – Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil, bem como dos diversos eventos realizados pela FAMEM, TCU, CGU, MPs, com a finalidade de determinar as diretrizes legais as quais a municipalidade deve, obrigatoriamente, adequar-se;

CONSIDERANDO que o cumprimento das diretrizes exigidas pelos órgãos de Controle levam, dentre muitas consequências positivas, à segurança jurídica de todo o funcionamento da Administração Pública Municipal, assegurando a eficiência dos serviços prestados, bem como a melhor gestão dos recursos públicos, evitando assim possíveis responsabilizações em âmbito civil, penal e administrativo dos envolvidos;

CONSIDERANDO a existência de uma nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei n° 14.133/2021) que já deveria estar em pleno cumprimento por parte do município e que será, OBRIGATORIAMENTE, exigida a sua observância a partir de janeiro de 2024;

CONSIDERANDO que as diversas falhas na rotina dos Contratos Administrativos podem ensejar desordem administrativa e financeira bem como a responsabilização dos gestores públicos e demais servidores envolvidos, proveniente de fiscalizações periódicas realizadas pelo Tribunal de Contas do Estado.
A Controladoria do Município de Magalhães de Almeida, em caráter recomendatório e premonitório, orienta que sejam tomadas algumas providências quanto aos seguintes pontos:

– Que seja editado pelo setor jurídico de Licitações e Contratos Administrativos e expedido um Decreto para a implementação da nova Lei de Licitações e Contratações Públicas (Lei n° 14.133/2021), para garantia do cumprimento das exigências legais já estabelecidas;

– Que se coloque em prática a rotina adequada dos contratos administrativos de acordo com fluxograma em anexo, observando-se cada um dos tópicos a seguir:

– Que o setor de Licitações e Contratos envie o contrato para o setor responsável (Contabilidade) para que se realize o devido cadastramento no sistema de gestão de contratos;

– Que seja respeitada a quantificação e qualificação das ordens de fornecimento, para que não extrapole os valores contratados;

– Que as empresas emitam suas certidões e gerem suas notas fiscais, ambas, por meio eletrônico e as encaminhem para o seguinte endereço eletrônico: compras@magalhaesdealmeida.ma.gov.br. Ressaltando-se que o pagamento somente será realizado mediante o envio da documentação completa (certidões e notas fiscais);

– Que depois de enviado e cadastrado o contrato no sistema, emitida a ordem de fornecimento e encaminhadas por e-mail as notas fiscais e certidões (nessa ordem), seja realizado o atesto das notas ficais mediante verificação e correção, se necessário;

– Que seja designado um fiscal de contratos para cada setor, no caso, compras e serviços, ou que seja designado apenas um fiscal de contrato para todas as áreas;

– Que sejam devidamente recolhidos o ISS e o IR;

– Que seja realizado o atesto da DANFE, junto ao site da SEFAZ;

– Que seja emitido um parecer do Controle Interno, que observará se o procedimento está favorável, parcialmente favorável ou desfavorável para a realização do pagamento;

Os pontos tratados nesta Recomendação levam em consideração a obrigatoriedade de observância da lei n° 14.133/21 no exercício financeiro de 2024, as exigências de adequação aos sistemas de fiscalização do Tribunal de Contas do Estado, bem como a eficiência das atividades realizadas pelo Controle Interno. A rotina que os contratos públicos devem seguir está didaticamente representada pelo fluxograma em anexo e que deve estar na contracapa de todos os procedimentos a partir de então, para melhor acompanhamento e controle destes.

Diante disso, certa de que a presente Recomendação foi exposta da melhor maneira possível com o intuito de que as medidas administrativas sejam adotadas conforme atualizações legislativas, a Controladoria coloca-se à disposição para eventuais esclarecimentos que se façam necessários, deixando claro que o presente instrumento não vincula nenhum dos responsáveis de cada setor aqui mencionado.

Todavia, em caso de não acatamento desta Recomendação, deve-se observar o que dispõe o art. 50, VII, §1° da Lei n° 9.784/99[1] acerca motivação dos atos administrativos bem como da eventual responsabilização do gestor municipal quando não se adequar aos mandamentos normativos.

Por fim, reforça-se que em caso de não acatamento das recomendações aqui exaradas, faz-se necessária declaração explícita, clara e congruente sobre o não cumprimento das normas estabelecidas para fins de Controle Externo, conforme ditame supramencionado.

Atenciosamente, Magalhães de Almeida – MA, 25 de janeiro de 2024. Bruna Batista Costa, Controladora do Município de Magalhães de Almeida-MA.